(Actualização – Enquadramento Legal em vigor)

A partir de 1 de janeiro de 2026 entram em vigor alterações profundas ao Código dos Regimes Contributivos da Segurança Social (doravante, apenas Código Contributivo), introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 127/2025, de 9 de dezembro e pelo Decreto Regulamentar n.º 7/2025, de 9 de dezembro. Estes diplomas enquadram-se no programa de transformação digital da Segurança Social, visando “simplicidade e eficiência” nas comunicações das empresas com a Segurança Social. O objetivo é criar um novo modelo omnicanal de comunicação contributiva (via Segurança Social Direta e Plataforma de Serviços de Interoperabilidade – PSI) que automatize processos e reduza encargos administrativos. A transição para este regime ocorre em 2026 (adesão voluntária) e será obrigatória a partir do dia 1 de janeiro de 2027.

À luz deste novo quadro normativo, impõe-se uma leitura sistemática das alterações introduzidas, não apenas na sua dimensão técnica, mas sobretudo quanto ao impacto operacional na atuação quotidiana das empresas. Mais do que um mero ajuste procedimental, estamos perante uma transformação estrutural do modelo declarativo e do relacionamento das entidades empregadoras com a Segurança Social.

1.      Comunicação de Admissões de Trabalhadores

• Obrigatoriedade e prazo: A admissão de cada trabalhador deve ser comunicada pela empresa através da Segurança Social Direta (SSD) até início da execução do contrato de trabalho. Esta obrigação aplica-se a todos os trabalhadores, incluindo os do serviço doméstico (que antes podia ser feita utilizado qualquer meio escrito).
• A comunicação da admissão também pode ser feita nas 24 horas seguintes ao início da atividade, quando, por razões excecionais e devidamente fundamentadas (ex.: contratos de muito curta duração ou trabalho por turnos), a comunicação não possa ser efetuada no prazo normal.
• Até agora, a comunicação devia ser efetuada até 15 dias antes do início do contrato e, na omissão dessa comunicação, presumiu-se que o trabalhador iniciara funções no 1.º dia do 12.º mês anterior.
• Dados a comunicar: No acto de admissão passa a ser obrigatório indicar NISS do trabalhador e a remuneração permanente, bem como demais elementos de enquadramento (por exemplo, profissão e categoria profissional). Antes, limitava-se apenas ao regime contributivo, mas agora exige-se a comunicação antecipada da remuneração permanente.
• A entidade empregadora é obrigada a comunicar à Segurança Social:

a)       A cessação e suspensão do contrato de trabalho, com indicação do respetivo motivo;

b)       A alteração da modalidade do contrato;

c)        As alterações ao valor das remunerações permanentes.

• Deixa de existir a declaração mensal tradicional: No novo modelo, a Segurança Social passa a apurar automaticamente as remunerações e contribuições com base nos salários permanentes comunicados. A empresa limita-se a confirmar ou corrigir esses valores no mês seguinte.
• Comprovativo ao trabalhador: A empresa deve entregar ao trabalhador o comprovativo de inscrição do vínculo. Na prática, esta obrigação considerará cumprida se o trabalhador tiver acesso à sua área reservada da SSD (ou seja, não é necessário entregar fisicamente um documento). Fica ressalvada a exigência de documento físico apenas para trabalhadores estrangeiros que não acedam à SDD.
• Consequência do incumprimento: Se a empresa não comunicar a admissão dentro do prazo legal, presume-se (por presunção legal ilidível) que o trabalhador iniciou funções no primeiro dia do terceiro mês anterior à data em que se constatou a falta de comunicação. Ou seja, a empresa fica obrigada a pagar contribuições relativas a esses 3 meses não declarados. Este prazo de 3 meses era antes de 12 meses. Esta redução suscitou críticas políticas, com o argumento de que esta alteração pode enfraquecer o combate ao trabalho clandestino.

2.      Novo modelo de declaração de remunerações

• Novo modelo de declarações: Até agora, o Código Contributivo estipulava que as entidades empregadoras deviam declarar mensalmente à Segurança Social o valor da remuneração base, os tempos de trabalho e a taxa contributiva aplicável de cada trabalhador, até ao dia 10 do mês seguinte. A declaração era feita eletronicamente (por internet).
• No novo modelo, a declaração mensal é extinta e substituída por um sistema de aceitação/validação de valores apurados. Nos termos do artigo 40.º, n.º 7 e 8, na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 127/2025, o sistema informático da Segurança Social apura oficiosamente as remunerações mensais, com base nos salários permanentes pré-declarados, e disponibiliza à entidade empregadora os valores resultantes. A entidade empregadora deve então aceitar esses valores ou confirmar alterações/valores adicionais (por exemplo, horas extraordinárias, prémios variáveis, alterações salariais) até ao dia 20 do mês seguinte. Na falta de confirmação pelo empregador, mantêm-se os valores apurados pelo sistema. Em suma, deixa de ser necessário submeter manualmente a declaração até ao dia 10; passa-se a um modelo em que o empregador valida o que a Segurança Social calcula até ao dia 20.
• Prazo de confirmação: A confirmação (ou correção) dos valores apurados deve ser feita até ao dia 20 do mês seguinte (no mês de agosto, até dia 25). Se a empresa não confirmar dentro deste prazo, presume-se que aceitou tacitamente os valores calculados pelo sistema. Assim, o silêncio da empresa equivale à aceitação das remunerações e contribuições que o sistema determinou.
• Correções e retificações: Caso o valor calculado não corresponda ao efetivamente devido (por exemplo, num mês com variáveis salariais), a empresa pode retificar no prazo de 2 meses após o mês em causa. Em situação extraordinária, é possível corrigir até 4 meses depois (mediante requerimento à Segurança Social e prova documental). A retificação fora de prazo é admitida mas pode ser considerada como contraordenação.
• A Segurança Social pode suprir ou corrigir oficiosamente a falta ou insuficiência das comunicações de remunerações, com base nos dados disponíveis, notificando a entidade empregadora nos termos do Código do Procedimento Administrativo. 
• Estas correções podem ser efetuadas até ao prazo de prescrição (cinco anos). 
• Pagamento: O pagamento das contribuições continua a ser mensal, e passa a ser efetuado entre os dias 1 e 25 do mês seguinte ao da remuneração (no caso de agosto, até último dia do mês), ao invés de ocorrer entre o dia 10 e o dia 20. O montante a pagar é o apurado pelo sistema com base nas remunerações confirmadas.

3.      Cessação, suspensão e alterações contratuais

• Novas obrigações: A comunicação das cessações e suspensões de contrato, bem como da alteração da modalidade ou do valor das remunerações permanentes são obrigatórias. Estes eventos devem ser comunicados até ao 10.º dia do mês seguinte à sua ocorrência. Se não for cumprida esta comunicação, presume-se que é mantida a relação laboral (mantendo-se assim a obrigação contributiva).
• Meio de comunicação: As comunicações referidas acima passam a ser feitas por via eletrónica, exclusivamente via Segurança Social Direta ou Plataforma de Interoperabilidade (PSI). O Decreto Regulamentar dispõe que, em geral, as empresas devem passar a usar a PSI para todas as declarações (salvo as microempresas que optem por continuar na SSD).

4.      Transição e implementação

• Plataforma PSI: Todo o novo modelo baseia-se na Plataforma de Serviços de Interoperabilidade (PSI). A partir de 2026, a grande maioria das declarações (admissões, cessação, remunerações, etc.) deve ser feita via PSI. Exceção: entidades com menos de 10 trabalhadores podem continuar a utilizar a Segurança Social Directa se desejarem.
• Cronograma de adesão: Durante o ano de 2026, as empresas podem solicitar voluntariamente adesão ao novo modelo a qualquer momento. A adesão só produz efeitos no mês seguinte à confirmação pela Segurança Social, após verificação de requisitos. Uma vez confirmada a adesão, todas as declarações futuras devem usar o novo modelo – quaisquer declarações de remunerações submetidas no modelo antigo serão rejeitadas e consideradas como não entregues.
• Obrigatoriedade futura: Após 1 de janeiro de 2027 todas as entidades empregadoras estarão obrigadas a adoptar o novo modelo de comunicação. A adesão voluntária em 2026 visa minimizar riscos de adaptação.

Em suma, como destacámos, “a Segurança Social passa a emitir as contribuições” com base no apuramento automático. Isto significa que a empresa perde o controlo tradicional sobre o cálculo (agora realizado pelo sistema) e deve assumir papéis de validação. O novo artigo 40.º-A do Código Contributivo permite à Segurança Social suprir oficiosamente omissões ou falhas nas comunicações de remunerações. Após notificação, a empresa tem 10 dias para corrigir a informação; caso contrário, o sistema regista os valores calculados oficiosamente com base nos dados disponíveis. Em termos práticos, isto significa que a Segurança Social pode preencher ou corrigir dados em falta automaticamente, o que pode resultar em liquidações adicionais de contribuições sem intervenção direta do empregador.

A omissão ou atraso na comunicação de admissões ou cessação/suspensão continua a implicar presunções legais de retroação do vínculo laboral. Até agora, em caso de incumprimento, presumia-se que o contrato tinha sido iniciado no primeiro dia do 12.º mês anterior ao da comunicação realizada com atraso. Com o novo regime, a presunção é reduzida para o primeiro dia do 3.º do mês anterior. Por isso, a empresa ficará obrigada a pagar contribuições retroativas caso não notifique a admissão no prazo. O silêncio perante o resumo de remunerações calculadas pela Segurança Social é interpretado como aceitação automática. Existe um risco associado a este regime: se houver erro no apuramento do sistema e a empresa não confirmar ou corrigir a tempo, pagará o valor apurado mesmo que esteja incorreto. Por isso, as empresas devem fazer uma revisão rigorosa de todos os valores antes do dia 20 de cada mês.

Por isso, as empresas devem rever urgentemente os trâmites do seu processamento salarial, da folha salarial e dos seus sistemas informáticos para cumprir os novos prazos e formatos de comunicação com a Segurança Social. Recomendamos que cada empresa elabore um plano de adaptação: registar atempadamente os dados dos novos trabalhadores, treinar pessoal para a validação mensal via SSD/PSI, e estabelecer controlos internos de revisão salarial. Deste modo, minimizam-se os riscos legais decorrentes da simplificação do código contributivo e garantem-se a regularidade contributiva da empresa.

Lisboa, 05 de Janeiro de 2026

Informação elaborada pelo Departamento Jurídico da AIP‑CCI. O presente texto tem natureza meramente informativa e não dispensa a análise casuística de cada situação concreta.